Из статьи узнаете:
- Как подготовиться к выступлению, чтобы оно было успешным.
- Какие варианты запросов к аудитории использовать.
- Как структурировать ваше выступление.
- Как подобрать аргументы, которые будут работать.
Помощники руководителей участвуют в конференциях, конгрессах, нетворкинг-встречах, где нужно представить компанию и себя. Грамотная речь на выступлении формирует имидж организации. В пандемию большинство встреч перешло в онлайн, однако законы публичной речи остались неизменными. Разберем, как выстроить свое выступление так, чтобы вас запомнили.
Как подготовиться к успешному выступлению
Подготовка к выступлению — ключевой момент, который включает несколько шагов. Как говорил известный политик Бенджамин Франклин: «Если ты провалил подготовку, подготовься к провалу».
Определите цель выступления. Цель — основа любого действия. Когда обдумываете выступление — представляйте себе конечную цель. Для этого задайте вопрос: что вы хотите от своего выступления. Отбрасывайте варианты: «Я хочу рассказать», «Я хочу проинформировать» и даже «Я хочу убедить», «Я хочу продать». Ваша цель — не рассказать, не проинформировать и даже не продать. Это не цель, а процесс. Цель выступления — это действия аудитории после вашего выступления. Мы побуждаем людей что-то сделать. Сформулируйте цель с помощью фразы: «В конце выступления я хочу, чтобы аудитория сделала…».
В продажах есть модель AIDA: потенциальный клиент сначала обращает на нас внимание — Attention, затем у него появляется интерес — Interest, потом у него возникает желание — Dream, которое переходит в действие — Action. Когда вы выходите на сцену или включаете микрофон на ноутбуке, вы уже привлекаете внимание аудитории. Затем вы вызываете у нее интерес, если сообщаете что-то новое и важное. Грамотное выступление убеждает слушателя, и у того появляется желание. В заключении вы призываете человека к действию, которое он захочет выполнить.
Изучите аудиторию, ее ценности и цели. Каждый слушатель невольно задает себе вопрос: «Зачем мне это нужно?». Вы должны ответить на этот вопрос. При подготовке выясните, что хотят слушатели, что им интересно, какие у них цели и ценности. Не забывайте про гендерные, возрастные, культурные, социальные, профессиональные характеристики аудитории.
Если вы выступаете перед коллегами, вы их неплохо знаете. Если аудитория новая, запросите информацию у организаторов или посмотрите описание мероприятия. Если публика разноплановая, выстраивайте речь так, чтобы учитывать интересы различных групп. Помните, что при всех отличиях у людей в зале есть нечто общее — они чего-то хотят от вашего выступления. И если они ничего для себя не найдут, остаток времени проведут в смартфоне и так не узнают, к какому действию вы их призываете. Ваша речь должна зацепить аудиторию и довести мысль до конца, постоянно опираясь на интересы слушателей.
Сформируйте ключевое сообщение. Это основная мысль речи — предложение, которое вы произнесете, если вам дадут только одну минуту на выступление вместо положенных тридцати. Это то, что останется в головах слушателей после окончания речи. Ключевое сообщение сформулируйте на стыке вашей цели и целей аудитории (рис. 1 ниже).
Ключевое сообщение должно проходить через всю речь. Озвучьте его в начале выступления, подведите к нему в основной части, назовите его еще раз в заключении. Слушатели не запомнят всю вашу речь, поэтому сформулируйте ту четкую идею, которую хотите донести.
Пример. Вы защищаете свою идею на совещании. Сформулируйте ключевую мысль так: «Участие нашей компании в выставке-конференции X принесет нам от 10 новых крупных клиентов в течение года».
Оставляйте в речи только ту информацию, которая работает на ключевое сообщение. Остальные данные пригодятся, чтобы ответить на вопросы из зала.
Пример. Если у продукта вашей компании девять преимуществ, но аудиторию очевидно заинтересуют только три из них, подробно расскажите именно о них. Остальные упомяните вкратце и скажите, что готовы рассказать, если они актуальны для аудитории, или поговорите с желающими после выступления.
Как структурировать выступление
Аудитория лучше воспринимает структурированную речь. Исследования говорят, что более 50 процентам слушателей не нравится, когда в выступлении нет структуры. Когда сведения подают постепенно и в логической последовательности, слушатели запоминают больше информации.
Чтобы структурировать речь, используйте модель «Парфенон» европейского спикера и тренера Флориана Мюкка (рис. 2). Парфенон — это греческий храм с основанием — вступлением, колоннами — разделами основной части и треугольной крышей — заключением.
Вступление. Это основа речи. Здесь работает правило первого впечатления. Аудитория быстро принимает решение, будет она слушать спикера или полистает ленту в социальных сетях. Захватить внимание аудитории можно и в середине речи, но в начале это сделать проще и важнее. Во вступлении вы привлекаете внимание аудитории, проговариваете ключевое сообщение и представляетесь, если вас не представили. Например, «Меня зовут Елена Серегина, я работаю личным помощником более 10 лет, и сегодня мы с вами разберемся…».
Чтобы привлечь внимание аудитории, есть множество приемов. Вы можете задать вопрос или сделать яркое заявление.
Задайте слушателям вопрос. Это самый простой вариант. Фразы «Как у вас дела?» или «Кто хочет быть богатым?» не подходят. Первый вопрос слишком общий, второй — манипулятивный. Грамотный вопрос подводит слушателей к теме выступления (таблица на с. 73).
Начните выступление с громкого заявления. Например: «Меня зовут Евгения, и я буду жить вечно… я архитектор и буду жить в своих произведениях». Расскажите историю, подводящую к теме, используйте интересную цитату или цифры. Учтите, что цифры нужно перевести в образ, который слушатели смогут себе представить. Например: «Наши клиенты в 2022 году займут сто стадионов “Лужники”». Слушатели на уровне ощущения поймут, какое это большое число людей и запомнят информацию.
Основная часть выступления. В основной части раскройте ключевое сообщение, обоснуйте его, покажите важность темы. Используйте для этого три идеи. В нашей культуре много различных примеров с цифрой три — три богатыря, три брата в сказках, три толстяка и т. д. Именно три элемента людям проще запомнить. Дальше узнаете подробнее о вариантах такой структуры.
«Речь аналитика» — самый простой вариант трехшаговой структуры. Вы рассказываете о ваших идеях по очереди и начинаете каждую мысль со слов: «во-первых, во-вторых, в-третьих».
«Метод Сократа». Вы располагаете аргументы по мере их усиления. Например, по принципу «хорошо, еще лучше, лучше всего». Так, если вы хотите призвать людей заводить собак, можете выстроить речь таким образом: «Хорошо, когда вы регулярно гуляете на свежем воздухе с собакой и укрепляете здоровье. Еще лучше собака влияет на ваших детей, они учатся взаимодействию и ответственности, потому что собаку надо воспитывать и следить за ней. Но самое прекрасное — это преданность собаки, ее верность своим хозяевам».
Или используйте противоположный принцип: «плохо, еще хуже, хуже всего». Он пригодится, если цель вашей речи — сделать акцент на какой-то проблеме. После пошагового освещения проблемы предложите свой вариант решения или пригласите аудиторию к обсуждению.
Например, вы говорите: «Игнорировать проблему нельзя — это приведет к сбоям в работе. Хуже того, из-за сбоев могут возникнуть задержки с выполнением плана, а это негативно скажется на всех. Но и это не самое страшное — мы рискуем получить больший процент брака, а вот это уже совершенно недопустимо. Чтобы избежать этого…»
«Речь путешественника во времени». Выбирайте эту структуру, когда рассказываете о каких-то трендах. Сначала расскажите о том, как раньше решали такую проблему, как ее решают сейчас и как, с вашей точки зрения, ее будут решать в будущем. Например: «Когда я 10 лет назад начинала свой путь в профессии, многое приходилось делать вручную. Современные сервисы невероятно экономят время и позволяют быстрее закрывать такие задачи, как…».
Заключение. Заключение речи — крыша Парфенона. Концовка помогает достигнуть цели, ради которой вы выступаете. Качественное заключение исправит ошибки, если вы их допустили во вступлении и основной части. Когда вы громко произносите «И в заключение…», люди, которые отвлеклись, обратят на вас внимание, чтобы понять, о чем идет речь. Фраза может быть любой. Главное — слушатели должны понять, что вы заканчиваете выступление. Когда подводите итоги, напомните три пункта речи, проговорите ключевое сообщение и призовите аудиторию к действию. Стив Джобс в конце своих презентаций просто говорил: «А теперь идите и купите себе это».
Как подобрать аргументы, которые работают
Грамотные аргументы подтверждают и украшают вашу речь, удерживают внимание аудитории. Специалисты Microsoft выяснили, что длительность непроизвольного внимания людей — восемь секунд. Именно столько времени аудитория слушает вас, не прикладывая для этого усилия сознательно.
Не пытайтесь удержать слушателей постоянными шутками, это утомляет. Оратору нужно быть интересным для аудитории. Используйте актуальные и рабочие аргументы, которые понятны именно вашей аудитории.
Так, за короткой фразой «Автоматический планировщик мероприятий освободит время ассистента для других важных задач» вы скрываете подробное обоснование и яркие примеры. Эта фраза очевидна, когда программу уже изучили и увидели ее преимущества. Скорее всего, не все слушатели знакомы с приложением, поэтому расскажите о нем и обрисуйте короткую цепь рассуждений, которая привела вас к выводам. Если вы не обоснуете свою точку зрения, аудитория просто разделится на тех, кто верит вам и кто не верит. Чтобы раскрыть аргументы, используйте два приема: рациональное объяснение и эмоциональный образ.
Рациональное объяснение. Это когда аргумент доказывает ваше утверждение. Например, вы рассказываете о том, как покупка именно этого тренинга поможет решить актуальную для компании проблему. После объяснения вашего аргумента приведите конкретный пример. Аудитория воспримет его лучше, чем развернутые обоснования. Подберите примеры к каждому аргументу.
Например, вам нужно обосновать, что в компании необходимо развивать систему обучения и развития персонала. Аргумент звучит так: «Система обучения персонала повышает лояльность сотрудников к работодателю и сокращает расходы, связанные с текучкой кадров». В доказательство вы приводите пример компании с корпоративным университетом и низкой текучкой кадров.
Но у примеров есть одна слабость, они ситуативны. К ним почти всегда можно найти контрпример. Поэтому перед тем, как приводить примеры, подготовьте доказательную базу из рациональных аргументов. Если вы начнете с примера про успешный корпоративный университет, кто-то из слушателей приведет в пример компанию, в которой текучка высокая, несмотря на качественное обучение. И ваш пример, и контрпример оппонента — правда, но это не значит, что обучение сотрудников не повышает лояльность сотрудников. Признайте, что есть различные ситуации, и если разобраться в них более детально, будет понятно, в чем причина неудачи в каждом конкретном случае. Подчеркните, что в целом обучение работников позитивно влияет на лояльность к компании.
Эмоциональный образ. Рациональность в бизнесе тесно соседствует с эмоциями, которым подвержены все люди. Подготовьте аргументы-образы, за которыми люди захотят пойти или от которых захотят уйти. От эмоций зависит, станет ли вам доверять конкретный человек. Проговорите аргумент и опишите образ, который работает на вашу мысль.
Например, ваш аргумент: «Профессионализм секретаря — спокойствие и успех руководителя». Вы выстраиваете речь так: «Представьте важную деловую встречу, от которой зависят перспективы бизнеса. Секретарь перепутала и вложила не те документы шефу или положила документы руководителя на место гостя, и партнер узнал о ситуации до переговоров. Выглядит как страшный сон? Секретарями не рождаются, ими становятся в результате профессиональной подготовки и практического опыта». В этом примере словесная картинка подчеркивает важность профессионального роста секретаря.
Источник: Интервью Ларисы Зориной для журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"
